Het financiële plan

De begroting is een cruciaal element bij de organisatie van een congres. Met een goed onderbouwd financieel plan is het organiseren van een congres beter te monitoren en wordt het stuurbaar. Dat betekent dat in een vroeg stadium een overzicht moet worden opgesteld waarin de verwachte inkomsten en uitgaven zijn opgenomen. Door onze brede kennis en ervaring van congresorganisatie en financiën in het algemeen, bent u daarvoor bij ons aan het juiste adres. Aan de hand van uw wensen krijgt u van ons een gedegen financieel advies. Ook de gehele BTW-procedure nemen wij daarin mee, zodat u een goed reeël beeld krijgt.

 

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF)

Ook bij een BID-procedure is de begroting een essentieel onderdeel. Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) kan onderdeel gaan uitmaken van de begroting en dient als stimulans om congresinitiatieven van de grond te krijgen. Het VGF is bedoeld om ondersteuning te bieden aan organisatoren van meerdaagse, internationale congressen. Het fonds helpt om opstartkosten en eventueel andere financiële risico's af te dekken. Er zijn twee regeling die het fonds biedt die afzonderlijk of gecombineerd aangevraagd kunnen worden:

  • De voorfinancieringsregeling; vaak maakt een organisator in de aanloop naar congres kosten. U kunt dan denken aan een aanbetaling voor de locatie, het oprichten van een stichting of het opzetten van een website. Omdat de inkomsten pas in een later stadium zullen worden ontvangen, bestaat er de mogelijkheid om bij het VGF een koste- en renteloze lening aan te vragen.
  • De garantiestellingsregeling; de congresbegroting bestaat uit kosten en inkomsten, waarbij de inkosten een onzekere factor kunnen zijn. Mocht het zo zijn dat het aantal deelnemers tegenvalt, en daarmee de inkomsten achter blijven, dan heeft dat een groot effect voor de begroting. Het VGF biedt de mogelijkheid tot een garantstelling. Hiermee voorkom je dat een congres geannuleerd moet worden vanwege tegenvallende inkomsten.

Uiteraard zijn een aantal aspecten die de hoogte van de lening of garantstelling bepalen. Wij kunnen u hier uitgebreid over adviseren.

 

Mail ons voor meer informatie.